CATATAN DIREKSI

R A P A T

KOMUNIKASI FORMAL dalam organisasi salah satunya adalah RAPAT! Karena sifatnya formal, maka harus terpenuhi unsur-unsur tujuan dan materi rapat yang jelas. Pimpinan dan peserta rapat berhubungan langsung dengan tujuan dan materi rapat itu sendiri. Rapat Koordinasi Divisi Komersial tentu tidak dipimpin oleh Direktur MIS, peserta utama tentu saja Manajer/Supervisor terkait dalam Divisi Komersial; keikutsertaan beberapa Manajer & Supervisor Divisi lain hanya bersifat ‘dukungan’/supporting.

 

MATERI RAPAT, berhubungan langsung dengan tujuan penyelenggaraan rapat, oleh karena itu materi rapat diketahui oleh peserta sebelum rapat diselenggarakan & dimulai. Bila rapat penyelenggaraannya bersifat rutin maka dapat diasumsikan semua peserta rapat telah mengetahui materi rapat. Bila rapat khusus/tidak rutin, maka peserta rapat harus mengetahui materi rapat setidaknya 1 x 24 jam sebelum rapat tersebut terlaksana. Umumnya materi rapat adalah laporan perkembangan usaha cq Divisi/Departemen terkait dan atau laporan perkembangan atau pelaksanaan atas program/proyek tertentu; penyampaian dan pembahasan objektif & proyek baru, oleh karenanya ditetapkan langkah-langkah strategis & teknis.

 

CATATAN RAPAT atau sering dipergunakan istilah : “minutes meeting” & Risalah Rapat, adalah uraian atas isi rapat, yang setidaknya bermuatkan: Issue/materi pembahasan; objektif/sasaran; uraian pelaksanaan (action plan); Penanggung jawab, Pelaksana, dan Batas Waktu (mulai – selesai). Catatan Rapat SEHARUSNYA menjadi pedoman pelaksanan, baik untuk Pimpinan maupun semua anggota rapat terkait; untuk itulah setiap rapat berikutnya menjadi penting untuk “review’ Catatan Rapat lalu dan mulai pembahasan atas poin-poin rapat lalu untuk mengetahui ‘progress’.

 

PIMPINAN RAPAT berperan penting & dominan dalam mengatur ‘lalu lintas’ diskusi dalam pengambilan keputusan, sesungguhnya setiap rapat harus menghasilkan KESIMPULAN “who doing what by when’ dan tentu saja terkait langsung dengan HASIL (value). Rapat yang efektif tidak boleh lebih dari 120 menit dan bila karena kondisi/situasi yang mebutuhkan masa rapat yang lebih panjang, maka sebaiknya diadakan rehat (15 – 30 menit) sebelum rapat dilanjutkan.

 

 

KETERLIBATAN SEMUA PESERTA RAPAT AKAN MENGURANGI DOMINASI PIMPINAN RAPAT DAN UNTUK ITU SETIAP PESERTA RAPAT HARUS MEMPERSIAPKAN & MENGUASAI MATERI RAPAT; ATAU ANDA MEMILIH DIAM SEBAGAI PENDENGAR DENGAN RESIKO ANDA TIDAK DIPERHITUNGKAN…..

 

 

Selamat Bekerja

 

 

 

Josep Setiawan Edy


APA KATA MEREKA

  • Dengan support yang baik dari CMN,  Mitra mampu bersaing dengan toko-toko sekitar

  • Bersama CMN, semangat mitra  dalam berjualan semakin membaik, berharap bisa terus melanjutkan kemitraan, dan berniat membuka sisi lain tokonya agar akses konsumen lebih mudah

  • Bersama CMN, Mitra  semakin berkembang, dan  berharap CMN dapat memilah produk yang banyak dicari pelanggan
  • Mitra semakin yakin akan kerjasama dengan CMN,  dan berniat  memperluas area tokonya supaya bisa menjual lebih banyak jenis barang
  • Dengan support dari CMN,  semangat Mitra semakin tumbuh, ketersediaan barang membaik,  hingga mitra tidak segan-segan  buka toko dari jam 06.00 s/d 22.00